Πότε πρέπει να ξεκινήσει μία πόλη την προετοιμασία της για να λάβει μέρος στο διαγωνισμό για τον τίτλο της Πολιτιστικής Πρωτεύουσας της Ευρώπης 2021;

Η προκήρυξη δημοσιεύεται περίπου 6 χρόνια πριν από το έτος που έχει ορισθεί για το κάθε κράτος- μέλος της Ε.Ε. και δίνεται μία προθεσμία τουλάχιστον 10 μηνών για την υποβολή των αιτήσεων των πόλεων. Παρόλα αυτά, η εμπειρία έχει δείξει ότι οι πιο επιτυχημένες ΠΠΕ ξεκινούν την προετοιμασία τους 2-3 χρόνια πριν από τη δημοσίευση της προκήρυξης.

Ποια πόλη μπορεί να υποβάλει υποψηφιότητα;

Το μέγεθος μίας πόλης δεν είναι βασικός παράγοντας. Οι πόλεις μπορούν να συμπεριλάβουν και τις γύρω περιοχές τους, δηλαδή γειτονικές πόλεις ή περιφέρειες, αλλά μία μόνο πόλη μπορεί να είναι συντονίστρια, για λόγους λογοδοσίας και ευθύνης. Η πόλη θα πρέπει να έχει ένα πρόγραμμα με μακροπρόθεσμη προοπτική το οποίο θα παρουσιάζεται λεπτομερώς στον φάκελο υποψηφιότητάς της. Δεν πρέπει να είναι το συνηθισμένο της ετήσιο πρόγραμμα αλλά ένα πρόγραμμα που θα έχει δημιουργηθεί αποκλειστικά για την ΠΠΕ. Δεν πρέπει να εστιάζει μόνο στην προσέλκυση τουριστών αλλά και στους μόνιμους κατοίκους. Πρόκειται για ένα πρόγραμμα με ευρωπαϊκή και διεθνή απήχηση, το οποίο απευθύνεται στους πολίτες, τους καλλιτέχνες και τους πολιτιστικούς παράγοντες.

Πώς να ξεκινήσει μία πόλη;

Καλό είναι να επισκεφθεί άλλες πόλεις και να διαβάσει τους φακέλους υποψηφιότητάς τους, έχοντας υπόψη ότι από το 2020 έως το 2033 οι όροι του διαγωνισμού θα αλλάξουν και ως εκ τούτου πρέπει να έχουν κατά νου τα όσα αναγράφονται στην Απόφαση 445/2014/Ε.Ε.

Ποια είναι τα κριτήρια επιλογής που απαιτούνται για να εξασφαλίσει μία πόλη τον τίτλο της Πολιτιστικής Πρωτεύουσας της Ευρώπης;

1. Η συνεισφορά στην μακροπρόθεσμη πολιτιστική στρατηγική
2. Η ευρωπαϊκή διάσταση
3. Το πολιτιστικό και καλλιτεχνικό περιεχόμενο
4. Η ικανότητα υλοποίησης
5. Η προβολή
6. Η διοίκηση

Και τα 6 κριτήρια έχουν την ίδια βαρύτητα για την επιλογή!

Τι εννοούμε όταν λέμε ότι μία πόλη μπορεί να συμπεριλάβει και την περιφέρεια (surrounding area) στην υποψηφιότητά της;

Δεν υπάρχει ορισμός και νομικός όρος του τι σημαίνει surrounding area (περιφέρεια). Ωστόσο, θα πρέπει η υποψήφια πόλη να εξηγήσει στο φάκελο υποψηφιότητάς της, γιατί αποφάσισε να συμπεριλάβει και τη γειτονική της περιοχή. Οι πόλεις μπορούν να συμπεριλάβουν και τις γύρω περιοχές (δηλαδή γειτονικές πόλεις ή περιφέρειες) αλλά μία μόνο πόλη πρέπει να είναι συντονίστρια για λόγους λογοδοσίας και ευθύνης.

Τι θα συμβεί αν ο/η δήμαρχος μιας υποψήφιας πόλης δεν μπορεί να υπογράψει την υπεύθυνη δήλωση (παράρτημα 2), λόγω νομικής εκκρεμότητας του/ της. Ποιος μπορεί να υπογράψει στην περίπτωση αυτή το παράρτημα 2;

Το παράρτημα 2 (υπεύθυνη δήλωση) μπορεί στην περίπτωση αυτή να υπογραφεί από κάποιον άλλο από την πόλη που έχει το δικαίωμα να την εκπροσωπεί. Σε τέτοια περίπτωση, η υποψήφια πόλη καλείται να εξηγήσει με σαφήνεια την κατάσταση αυτή στην αίτηση υποψηφιότητάς της. Για παράδειγμα, η υποψηφιότητα της πόλης, στην απάντησή της στην ερώτηση 6 γ) (σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης) του εντύπου της αίτησης, να συμπεριλάβει ανάλυση κινδύνου, η οποία να περιγράφει τον κίνδυνο για το έργο της ΠΠΕ που προκύπτει από τη νομική εκκρεμότητα του Δημάρχου της και να αναφέρει με ποιον τρόπο προτίθεται να το αντιμετωπίσει. Το θέμα μπορεί επιπλέον να απαντηθεί στο πρώτο ερώτημα του σημείου 4 (Δυνατότητα υλοποίησης).

Αν η αγγλική εκδοχή της αίτησης περιορίζεται στις 80 σελίδες, μπορεί η ελληνική μετάφρασή της να ξεπερνά το όριο των 80 σελίδων για το στάδιο της προεπιλογής και τις 100 σελίδες για το στάδιο της τελικής επιλογής;

Το όριο των 80 σελίδων πράγματι ισχύει για την αγγλική εκδοχή (συμπεριλαμβανομένων των φωτογραφιών, γραφικών, κλπ). Η ελληνική μετάφραση μπορεί να είναι (ελαφρώς) εκτενέστερη, με την προϋπόθεση ότι και οι δύο εκδοχές (ελληνική και αγγλική) είναι πανομοιότυπες από άποψη περιεχόμενου και παρουσίασης, όπως αναφέρεται στην προκήρυξη. Οι φάκελοι που δεν ακολουθούν αυτόν τον κανόνα δεν θα είναι επιλέξιμοι.

Ποια είναι η επιτρεπόμενη γραμματοσειρά και το μέγεθός των γραμμάτων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην αίτηση υποψηφιότητας;

Δεν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη πρόβλεψη, όσον αφορά στο είδος της γραμματοσειράς και το μέγεθος των γραμμάτων. Ωστόσο, συστήνουμε στις πόλεις η γραμματοσειρά και το μέγεθος γραμμάτων που θα χρησιμοποιήσουν να κάνουν τους φακέλους υποψηφιότητας ευανάγνωστους και φιλικούς προς τον αναγνώστη. Όπως αναφέρεται και στην αίτηση υποψηφιότητας, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή, ώστε να διασφαλιστεί η όσο το δυνατόν ευχερέστερη ανάγνωση των αιτήσεων.

Προβλέπεται κάποια συγκεκριμένη απόσταση μεταξύ των γραμμών ή των παραγράφων της αίτησης;

Όχι, δεν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη πρόβλεψη. Ωστόσο, πρέπει πάλι να αναφέρουμε ότι ο σχεδιασμός του φακέλου υποψηφιότητας (συμπεριλαμβανομένης της απόστασης μεταξύ των γραμμών και των παραγράφων) πρέπει να διευκολύνει την ανάγνωσή του.

Θεωρείται ο αθλητισμός μέρος της πολιτιστικής στρατηγικής της υποψήφιας πόλης στον φάκελο υποψηφιότητας ή όχι;

Υπάρχει μια ευρεία αντίληψη για τον πολιτισμό. Παρά το γεγονός ότι ο αθλητισμός, αυτός καθαυτός, δεν περιλαμβάνεται στον πολιτισμό, μπορεί να έχει πολιτιστική διάσταση και να περιλαμβάνεται στην  πολιτιστική στρατηγική της υποψήφιας πόλης. Σε αυτή την περίπτωση, πρότασή μας είναι να εξηγήσετε σύντομα στον φάκελο υποψηφιότητας για ποιον λόγο ο αθλητισμός περιλαμβάνεται στην πολιτιστική στρατηγική της υποψήφιας πόλης και με ποιον τρόπο θα ενταχθεί στο πολιτιστικό πρόγραμμα της πόλης για την Πολιτιστική Πρωτεύουσα της Ευρώπης, υπογραμμίζοντας την πολιτιστική διάσταση.

Περιλαμβάνεται η Υπεύθυνη Δήλωση στο όριο των 80 σελίδων της αίτησης υποψηφιότητας της πόλης;

H Υπεύθυνη Δήλωση δεν περιλαμβάνεται στο όριο των 80 σελίδων της αίτησης υποψηφιότητας της πόλης.

Πρέπει η Υπεύθυνη Δήλωση (Declaration of honour) να προηγείται ή να έπεται της αίτησης (με δεδομένο το γεγονός ότι είναι παράρτημα);

Δεν υπάρχει κανένας κανόνας. Οι πόλεις μπορούν να κάνουν ό, τι θέλουν.

Πρέπει η Υπεύθυνη Δήλωση (Declaration of honour) να σταλεί μόνη της με συνοδευτική επιστολή ή ως τμήμα της αίτησης;

Δεν υπάρχει κανένας κανόνας για το θέμα αυτό. Οι πόλεις μπορούν να στείλουν τη δήλωση μόνη της (με τη συνοδευτική επιστολή/διαβιβαστικό) ή να την συμπεριλάβουν στην αίτησή τους. Όποια και αν είναι η επιλογή τους, η Υπεύθυνη Δήλωση δεν περιλαμβάνεται στο όριο των σελίδων.

Πόσα αντίτυπα της Υπεύθυνης Δήλωσης θα πρέπει να αποσταλούν;

Μπορούν να σταλούν μόνο 2 πρωτότυπα (ένα για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και ένα για τη Διαχειριστική Αρχή – Υπουργείο Πολιτισμού και Αθλητισμού), καθώς η υπεύθυνη δήλωση θα χρησιμεύσει ώστε να ελεγχθούν τα κριτήρια επιλεξιμότητας και αποκλεισμού, ενώ οι εμπειρογνώμονες θα επικεντρωθούν στα κριτήρια απονομής του τίτλου (award criteria).

Επισημαίνεται ότι η Υπεύθυνη Δήλωση θα πρέπει να συμπεριλαμβάνεται και στο ηλεκτρονικό αντίγραφο της αίτησης.

Θα πρέπει η αίτηση να κατατεθεί σε σφραγισμένο φάκελο;               

Όχι, γιατί ότι οι φάκελοι που θα έρθουν στην Υπηρεσία μας, θα ανοιχθούν, προκειμένου να επιβεβαιωθεί το περιεχόμενό τους και θα επανασυσκευαστούν για να αποσταλούν στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή και τους Εμπειρογνώμονες.

Τι είδους θα είναι η ηλεκτρονική μορφή της αίτησης που θα σταλεί από τις υποψήφιες πόλεις στη Διαχειριστική Αρχή; (Υπουργείο Πολιτισμού & Αθλητισμού)

Η ηλεκτρονική εκδοχή θα είναι σε pdf μορφή και θα σταλεί με e-mail από τις υποψήφιες πόλεις στην ακόλουθη ηλεκτρονική διεύθυνση: ecoc2021@culture.gr  ώστε να σταλεί σε όλους τους εμπειρογνώμονες και την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Δεν χρειάζεται CD ROM. Αν η μορφή pdf της αίτησης είναι πολύ μεγάλη, μπορείτε να στείλετε ένα e-mail στην προαναφερόμενη ηλεκτρονική διεύθυνση που θα παραπέμπει σε διεύθυνση “We transfer”.

Είναι υποχρεωτικό να επισυνάψουμε τα έγγραφα (επιστολές από τις Αρχές, συνεργασίες, κλπ) στον φάκελο υποψηφιότητας σε αυτό το πρώιμο στάδιο του διαγωνισμού; Αν πρέπει να γίνει αυτό, τι είδους έγγραφα χρειάζονται και σε ποια μορφή; (εκτυπωμένα, συνημμένα κλπ …). Από τη στιγμή που ο αριθμός των σελίδων στον φάκελο υποψηφιότητας είναι περιορισμένος, είναι αυτά τα έγγραφα απολύτως απαραίτητα ή μπορούν να παρουσιαστούν, όταν ζητηθούν, κατά τη διάρκεια της επίσημης παρουσίασης τον Φεβρουάριο;

Δεν είναι υποχρεωτικό να επισυναφθούν τα προαναφερθέντα έγγραφα. Εξαρτάται, αποκλειστικά από εσάς, να αποφασίσετε ποιο έγγραφο να συμπεριλάβετε στο φάκελο της αίτησής σας, αλλά εντός του ορίου των 80 σελίδων.

Όπως γνωρίζετε, τα συνημμένα (με εξαίρεση την υπεύθυνη δήλωση) περιλαμβάνονται όλα στο όριο των σελίδων.

Λάβετε υπόψη σας ότι ο φάκελος της αίτησης πρέπει να δίνει στο πάνελ των εμπειρογνωμόνων ακριβή εικόνα του έργου σας και την πορεία εξέλιξής του.

Tο όριο των σελίδων του εντύπου της αίτησης (80 σελίδες, στάδιο προεπιλογής) περιλαμβάνει το εξώφυλλο και το οπισθόφυλλο;

Το εξώφυλλο και το οπισθόφυλλο δεν περιλαμβάνονται στο όριο των 80 σελίδων της αίτησης.

Μπορεί να προστεθεί επιπλέον υλικό (πχ. φωτογραφίες, CD) στην αίτηση;

Όχι, γιατί δεν μπορεί να υπερβαίνει ο φάκελος της αίτησης το όριο των 80 σελίδων.

Μπορούν οι παρουσιάσεις των πόλεων να διεξαχθούν στα ελληνικά;

Φυσικά, μπορούν να διεξαχθούν στα ελληνικά. Ωστόσο, θα ήταν καλό να υπάρχει τουλάχιστον κάποια μέλη της αντιπροσωπείας, τα οποία να μιλούν αγγλικά.

Μπορούν οι παρουσιάσεις των πόλεων να συμπεριλάβουν ένα μουσικό ή θεατρικό κομμάτι, power–point ή DVD;

Φυσικά, εφ ‘όσον αυτό περιορίζεται στο χρονικό όριο των 30 λεπτών. Οι πόλεις, ωστόσο, έχουν μόνο 15 λεπτά για να προετοιμάσουν το χώρο και να κάνουν τεχνικό έλεγχο πριν ξεκινήσει η ακρόαση από την ομάδα εμπειρογνωμόνων. Αυτό θα πρέπει να ληφθεί υπ’ όψιν, πριν αποφασίσουν σχετικά με τη μορφή της παρουσίασής τους.

Ποια είναι η χρονική διάρκεια της παρουσίασης των υποψηφιοτήτων στην συνάντηση προεπιλογής;

Οι υποψήφιες πόλεις πρέπει να προετοιμάσουν το χώρο και να διεξάγουν τεχνικό έλεγχο εντός 15 λεπτών.

Οι υποψήφιες πόλεις πρέπει να παρουσιάσουν την υποψηφιότητά τους εντός 30 λεπτών.

Οι ερωτήσεις και απαντήσεις μεταξύ της ομάδας εμπειρογνωμόνων και του εκπροσώπου της υποψήφιας πόλης θα διαρκέσουν περίπου 45 λεπτά.

Μπορούν οι αντιπροσωπείες να διανείμουν υλικό (έντυπο υλικό δύο ή τριών σελίδων με φωτογραφίες, σχετικές με την παρουσίαση) ή οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο στους εμπειρογνώμονες, ώστε να τους διευκολύνουν, κατά τη διάρκεια των ακροάσεων της συνάντησης προεπιλογής;

Γενικά, δεν επιτρέπεται να δίνεται οποιοδήποτε αντικείμενο στην επιτροπή των εμπειρογνωμόνων.

Ποια είναι τα τεχνικά χαρακτηριστικά που παρέχονται για την παρουσίαση του φακέλου για την υποψηφιότητα της ΠΠΕ 2021 στη συνάντηση προεπιλογής που θα λάβει χώρα στις 23-26 Φεβρουαρίου 2016?

Ο εξοπλισμός που παρέχεται από το Υπουργείο Πολιτισμού και Αθλητισμού για την συνάντηση προεπιλογής είναι ο παρακάτω:

ΠΡΟΒΟΛΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ

• 1 Οθόνη LED 75’’ Samsung ME75C σε επιδαπέδια βάση στήριξης, διαστάσεων 1,70μ×0,95μ, Full High Definition
• 1 Κονσόλα εικόνας Folsom Screen Pro II, HD
• 1 Mac server με play back pro για την προβολή των Video
• 1 Laptop, με εγκατεστημένο Power Point 13

Υπάρχει η δυνατότητα τοποθέτησης αφίσας/εικόνας στην αίθουσα της παρουσίασης του φακέλου υποψηφιότητας της ΠΠΕ 2021 στη συνάντηση προεπιλογής που θα πραγματοποιηθεί στις 23-26 Φεβρουαρίου 2016?

Ναι, εφόσον αυτό γίνει αυστηρά εντός των 15 λεπτών προετοιμασίας που παρέχονται σε κάθε πόλη πριν την έναρξη της παρουσίασης του φακέλου υποψηφιότητας.

Υπάρχει η δυνατότητα χρήσης internet ή skype εντός της αίθουσας παρουσίασης του φακέλου για την υποψηφιότητα της ΠΠΕ 2021 στη συνάντηση προεπιλογής που θα πραγματοποιηθεί στις 23-26 Φεβρουαρίου 2016?

Ναι, θα υπάρχει δυνατότητα χρήσης internet ή skype (με χρήση καλωδίου Ethernet).

Μπορεί κατά τη διάρκεια της συνάντησης προεπιλογής για την ΠΠΕ 2021 να παρίσταται τεχνικός πέραν από την δεκαμελή αντιπροσωπεία έκαστης πόλης;

Μετά από επικοινωνία με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, σας ενημερώνουμε ότι μπορεί να παρίσταται ένας μόνον τεχνικός πέραν της δεκαμελής αντιπροσωπείας, χωρίς δικαίωμα λόγου στην παρουσίαση της υποψηφιότητας.

Μπορεί να υπάρχει δορυφορική σύνδεση στην αίθουσα ακροάσεων μεταξύ των παρόντων στην αίθουσα και άλλων ατόμων σε μία διαφορετική τοποθεσία;

Δεν μπορεί να υπάρξει άμεση σύνδεση μέσω δορυφόρου μεταξύ της αίθουσας ακροάσεων και ατόμων σε διαφορετική τοποθεσία. Η ακρόαση είναι μια αλληλεπίδραση μεταξύ των 10 ατόμων (μέγιστος αριθμός) της αντιπροσωπείας και των 12 μελών της επιτροπής. Η παρουσίαση μπορεί να περιλαμβάνει μαγνητοσκοπημένο υλικό αλλά όχι απευθείας οπτικοακουστική σύνδεση.

Θα υπάρξει διερμηνεία για το οπτικοακουστικό υλικό της παρουσίασης;

Όχι. Tο οπτικοακουστικό υλικό σε περίπτωση που είναι στα ελληνικά θα πρέπει να υποτιτλιστεί στα αγγλικά, ώστε να είναι κατανοητό στους εμπειρογνώμονες.

Θα μπορούσε μια πόλη που έχει πάρει μέρος στη συνάντηση προεπιλογής για τον διαγωνισμό ΠΠΕ στην Ελλάδα να δημοσιεύει την ηλεκτρονική έκδοση του φακέλου υποψηφιότητάς της στην ιστοσελίδα της;

Ναι, η πόλη μπορεί να δημοσιεύσει την ηλεκτρονική έκδοση του φακέλου υποψηφιότητάς της.

Μπορεί η υποψήφια πόλη για την τελική επιλογή της ΠΠΕ 2021 να συμπεριλάβει στον αναθεωρημένο φάκελο την ίδια υπεύθυνη δήλωση που είχε σταλεί για τη συνάντηση προεπιλογής, υπογεγραμμένη από τον Δήμαρχο ή θα πρέπει να συμπεριληφθεί καινούργια υπεύθυνη δήλωση προσφάτως υπογεγραμμένη;

Θα πρέπει να συμπεριληφθεί νέα υπεύθυνη δήλωση, προσφάτως υπογεγραμμένη.